El miércoles 8 de mayo, en el marco del Consejo de Directores de Escuelas y Departamentos de la Facultad, la Secretaría Académica presentó el Programa de “Apoyo técnico-académico a las Secretarías Técnicas de las Escuelas y Departamentos de la FFyH”.
Este proyecto que se puso en marcha ese día, parte del reconocimiento de la importancia y la centralidad que tienen las Secretarías Técnicas para la vida académica y administrativa de esas dependencias y de la Facultad en su conjunto. A través de ellas, se canalizan una cantidad considerable de asuntos y trámites que resultan imprescindibles para docentes, estudiantes y egresades.
Las funciones y tareas que realizan las Secretarías Técnicas están detalladas en el Reglamento de Escuelas, específicamente en su art. 18, que establece que constituyen el nexo entre las autoridades (de la Facultad y de la Escuela) y les docentes y alumnes. Además de llevar adelante las gestiones que le encomienden Directorxs, Vicedirectorx o Consejos de Escuelas y Departamentos, desarrollan una serie de tareas que resultan imprescindibles para la vida académica y administrativa de esas dependencias.
Entre sus funciones, son les encargades de brindar asesoramiento a docentes y alumnes sobre la reglamentación relativa a planes de estudio, regímenes docentes y de estudiantes, y normativas en general; asesoran a estudiantes para organizar sus trayectos de cursado en relación a los planes de estudio; reportan a las autoridades de la Escuela o Departamento situaciones particulares respecto de la comunidad académica; tramitan expedientes de diversa índole; confeccionan el calendario de clases de los distintos espacios curriculares establecidos en los planes; organizan y comunican el cronograma de exámenes, e informan sobre las fechas establecidas en el calendario académico de la Facultad; organizan y actualizan el archivo de la Escuela o Departamento; participan de la organización y gestión de todas las actividades institucionales, incluyendo la tramitación de asuntos relacionados con concursos docentes, trabajos finales de licenciatura, ayudantías alumnos, adscripciones y provisión de cargos interinos; colaboran con las autoridades de cada Escuela/Departamento en la elaboración de la memoria anual; organizan la comunicación, correspondencia y difusión de actividades relacionadas con la Escuela/Departamento a través de canales oficiales como correo electrónico, blog y redes sociales; emiten certificaciones o constancias de las actividades organizadas por la Escuela/Departamento y se desempeñan como secretarixs de actas en las sesiones del Consejo de Escuela/Departamento, encargándose de la redacción y comunicación del acta de sesión.
A esa multiplicidad de tareas, el cotidiano institucional ha sumado otras labores, muchas durante la pandemia y pospandemia, que han incrementado aún más las actividades que se realizan en las Secretarías Técnicas.
Como puede observarse, lxs secretarixs técnicxs asumen una serie de funciones y desarrollan un conjunto de tareas que le dan a su labor una relevancia primordial para la vida institucional de las Escuelas y Departamentos, y que se ha ido complejizando al ritmo del aumento creciente de los trámites que se requieren para el normal desarrollo de la Facultad. Entre otras cuestiones, la implementación de sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) para la tramitación digital de los expedientes, así como el aumento cuantitativo de asuntos que se tramitan vía expedientes, han impactado de manera significativa en el trabajo de las Escuelas y Departamentos y, particularmente, en las Secretarías Técnicas y en el volumen de las tareas que llevan adelante.
El Programa
El Programa de “Apoyo técnico-académico a las Secretarías Técnicas de las Escuelas y Departamentos de la FFyH” tiene precisamente ese objetivo, con la asunción desde la Secretaría Académica de algunas de las tramitaciones que hoy se desarrollan en su totalidad en las Secretarías Técnicas. A partir de la implementación del Programa, la Secretaría Académica junto a sus equipos técnicos llevará adelante los siguientes trámites:
- la generación de los expedientes de concursos que se requieren para, una vez tomada la decisión inicial de llamar a concurso en cada Escuela/Departamento y aprobada la conformación de sus tribunales, se eleve hacia las instancias superiores y se tramite para su consideración, aprobación y sustanciación
- la generación de expedientes para la designación de ayudantxs alumnxs y adscriptxs en cátedras de las carreras de grado de la Facultad, una vez realizadas las respectivas convocatorias y También, los expedientes necesarios para dar por aprobadas tales instancias y emitir los actos administrativos correspondientes.
De igual manera, el Programa asumirá tareas que no estaban desarrolladas hasta hoy, al menos de manera sistemática y organizada:
- la creación e implementación de un sistema común de registro de estudiantes que desarrollen ayudantías de alumnes y egresades que se desempeñen como adscriptxs
- la creación de un registro común de complementaciones de funciones y cargas anexas de les docentes; un banco de datos que permitirá fundamentalmente, realizar un seguimiento sobre la distribución de actividades que les docentes llevan a cabo, en el marco de facilitar información a las gestiones de Escuelas/Departamentos para organizar las tareas académicas de cada ciclo lectivo; también, como insumo relevante para los procesos de evaluación de carrera docente.
Con esta iniciativa, la Secretaría Académica se propone alivianar la carga de labor administrativa de las Secretarías Técnicas de Escuelas y Departamentos, y posibilitar que lxs secretarixs técnicxs puedan concentrar esfuerzos en el acompañamiento efectivo de las gestiones, de docentes, estudiantes y egresades en las múltiples demandas y tareas que se vinculan con ello. Este Programa constituye una apuesta desde la Secretaría Académica de la Facultad de Filosofía y Humanidades, a fortalecer la gestión del grado a través de sus Escuelas y Departamentos.
